Personal & Dienstplan

Der Dienstplan, der nicht in Excel wohnt.

Planen nach Bereichen, abstimmen mit dem Team, fixieren. „Woche planen“ schlägt je Platz eine Person vor, die App warnt bei Ruhezeit und Höchstgrenzen, und Ihr Team hat den Plan am eigenen Handy.

Gespräch vereinbaren Alle Bereiche

Handy-Ansicht Dein Plan mit fünf Diensten, jeweils mit den Knöpfen Passt und Kann nicht

Planen, abstimmen, fixieren.

Team-Regeln: Ruhezeit, Stunden am Tag, Stunden pro Woche, Arbeitstage

Sprachen in der Mitarbeiter-App

Passwörter braucht Ihr Team: ein persönlicher Link genügt

Was in Personal & Dienstplan steckt.

Geplant nach Bereichen, gezogen statt getippt

Dienste ziehen, duplizieren oder als Uhrzeit eintippen, etwa „20-4“. Ein Tag öffnet sich als Zeitbalken. Den Plan teilen Sie als Bild, drucken ihn oder Ihr Team abonniert die eigenen Dienste im Kalender.

Dienstplan-Woche mit farbigen Diensten für Küche, Service und Bar, Abstimmungsleiste oben und Warnsymbolen bei zu kurzer Ruhezeit

„Woche planen“: der Vorschlag kommt, Sie entscheiden

In der Stammwoche legen Sie fest, wann Sie wie viele Leute in welchem Bereich brauchen. „Woche planen“ legt daraus die Dienste an und schlägt je Platz eine Person vor: erlaubter Bereich, bleibt im Soll, fehlende Stunden, Stundenkonto. Passt niemand, bleibt der Platz offen, mit Grund. Veröffentlicht wird nie von selbst.

Woche planen KW 45 aus der Stammwoche

Do 29. · 17:00 – 01:00 · Barfehlen ihm noch 6 Stunden zum SollMehmet Y.

Fr 30. · 09:00 – 17:00 · Kücheerlaubter Bereich, bleibt im SollIvana M.

Sa 31. · 10:00 – 18:00 · ServiceStundenkonto im MinusAnna K.

Sa 31. · 18:00 – 02:00 · BarGrund: alle Passenden haben Urlaub oder „kann nicht“offen

Ein Vorschlag. Veröffentlicht wird nie von selbst.Übernehmen

Die App warnt. Entscheiden tun Sie.

Team-Regeln für Ruhezeit, Stunden am Tag, Stunden pro Woche und Arbeitstage schalten Sie je Betrieb an oder aus, auf Wunsch mit einer Vorlage nach dem Arbeitszeitgesetz. Verstößt eine Einteilung dagegen, zeigt die Karte einen Punkt: rot heißt „darf nicht“, orange „besser nicht“. Die App sperrt nicht, die Entscheidung bleibt bei Ihnen.

Team-Regeln Personal › EinrichtungVorlage verwendet

Ruhezeitmind. 11 h Rot

Stunden am Taghöchstens 10 h Orange

Stunden pro Wochehöchstens 48 h Orange

Arbeitstage pro Wochehöchstens 5 Orange

Verstößt eine Einteilung gegen eine Regel, zeigt die Dienstkarte einen Punkt. Gesperrt wird nie.

Abstimmen statt hinterhertelefonieren

Den fertigen Entwurf schicken Sie mit Antwortfrist zur Abstimmung. Ihr Team antwortet je Dienst mit „Passt“ oder „Kann nicht“, auf Wunsch mit einer Notiz. Einen Einwand nehmen Sie an oder lehnen ihn ab, dann fixieren Sie die Woche. Wer bis dahin nicht antwortet, ist einverstanden.

Abstimmung KW 44 · Antwortfrist Fr 18:00

AKAnna K.alle 4 DienstePasst

MYMehmet Y.alle 3 DienstePasst

IMIvana M.Sa 31.: „Kann nicht“ · Prüfung an der UniAblehnen Annehmen

LHLukas H.Antwortfrist Fr 18:00noch offen

Wer bis zum Fixieren nicht antwortet, ist einverstanden.Woche fixieren

Ausfall: eine Anfrage an alle, die können

Krank gemeldet wird in der App, mit Foto der Bestätigung. Bestätigen Sie die Meldung, fragt die App alle, die an dem Tag einspringen könnten. Den Namen der kranken Person erfährt dabei niemand. Schichttausch und Ersatz bestätigen immer Sie.

Handy-Formular Krank melden mit Auswahl ab heute und voraussichtlich bis heute

Urlaub beantragen, ohne Zettel

Urlaub beantragt Ihr Team in der Mitarbeiter-App. Sie genehmigen oder lehnen mit Grund ab; Urlaub, Krankmeldungen, Tausch und Stundenwünsche kommen in einem Eingang an, mit Historie. Das Urlaubskonto steht in der Akte, mit Übertrag ins nächste Jahr.

Handy-Formular Urlaub mit Von- und Bis-Datum und dem Knopf Beantragen

Die Akte: alles zur Person an einem Ort

Stammdaten, Verträge mit Gültigkeit, Dokumente mit Ablaufdatum und Erinnerung 60 Tage vorher, ausgegebene Schlüssel, Chips und Shirts mit Rückgabe. Personalblatt und Dienstzettel drucken Sie aus der Akte. Anlegen geht einzeln, als Tabelle oder per Excel-Liste.

Ivana Marić Akte

ProfilVertragDokumenteAusgabenRegeln

Vertragseit 1. April 2026 · Teilzeit 25 h · 4 Tage pro Wochegültig

ArbeitsbewilligungErinnerung kam 60 Tage vorherläuft in 49 Tagen ab

Erste-Hilfe-Kursbis März 2028gültig

Schlüssel Hintereingangam 3. April · Rückgabe beim Austrittausgegeben

PersonalblattDienstzettel drucken

Bildschirmfotos und Nachbauten der App zeigen einen Vorführbetrieb mit erfundenen Namen und Werten.

Häufige Fragen

Was uns Gastronomen fragen

Rechnet Gastropoly auch den Lohn?

Nein, mit Absicht. Lohn, Zuschläge und Abrechnung bleiben bei Ihrer Kanzlei. Gastropoly bereitet die Arbeitszeitaufzeichnung auf und schickt sie mit einem Klick. Mehr dazu unter Kanzlei & Belege.

Hält die App für mich Arbeitszeitgesetz und Kollektivvertrag ein?

Nein, die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Die App warnt: Sie schalten Team-Regeln für Ruhezeit, Stunden am Tag, Stunden pro Woche und Arbeitstage ein, auf Wunsch mit einer Vorlage nach dem Arbeitszeitgesetz. Verstößt eine Einteilung dagegen, zeigt die Karte das an. Gesperrt wird nie.

Muss mein Team eine App installieren?

Nein. Jeder bekommt einen persönlichen Link, ohne Passwort, und öffnet ihn im Browser am eigenen Handy. Eine eigene App für App Store und Play Store ist in Vorbereitung.

Was passiert bei einer Krankmeldung?

Die Person meldet sich in der App krank, mit Foto der Bestätigung. Sie bestätigen die Meldung, dann fragt die App alle, die einspringen könnten, ohne den Namen der kranken Person. Wer zusagt, kommt nach Ihrer Bestätigung in den Plan.

Kann ich Saisonkräfte jedes Jahr wieder einstellen?

Ja. Eine Person kann mehrere Beschäftigungszeiträume haben. Wer nächstes Jahr wiederkommt, bekommt einen neuen Zeitraum in derselben Akte.

Basis